Anne Iren Grande (t.v.) og Torunn Tømmervold er to av Trondheim kommunes superbrukere i sak- og arkivsystemet ESA. De
hjelper gjerne til med å løse flokene når Ragnhild Setsaas (t.h.) og andre brukere av systemet søker hjelp.
den forbindelse av avdelingslederen på Trondheim
byarkiv.
– Hvis det fungerer bedre i Trondheim enn
andre steder, skal mye av æren tilskrives Kari Myhres
iver for prosjektet, sier de. – Hun er utrolig iherdig
og standhaftig i arbeidet med å gjøre oss til gode
superbrukere. Byarkivet fyller oss med kompetanse,
og setter av mye tid og ressurser til å følge oss opp.
Uten kompetente superbrukere ville driften av
et fullelektronisk system vært uforsvarlig, tror de to
konsulentene. En kompetent superbruker er ifølge
Grande og Tømmervold en som holder et faglig
høyt og oppdatert nivå, og som har tålmodighet og
evne til å gi trøst og forklaring. For henvendelsene
kan være av det utfordrende slaget, men like gjerne
av den typen som kommer igjen og igjen.
På toppen av gjengangerlista troner «Æ har
mista den blå vifta mi!», forteller Grande og Tømmervold,
med en hjertelig latter. Så dukker en kollega
med hjelpebehov opp, og damene tar på
superbrukerhatten. Joda, det går i ett i superbrukerens
hverdag.
Aktivt arkiv
Vi er vant til å tenke på et arkiv som en endestasjon
og lite annet. Ved Trondheim byarkiv har de
gjort noe for å forandre på dette. Byarkivet er aktivt
med fra start til mål i kommunedokumentenes liv.
Det hele henger sammen med overgangen til
fullelektronisk sak-/arkivsystem, hvor det er alfa
og omega at ting gjøres riktig fra starten av. For å
sikre dette, lærer Trondheim byarkiv opp superbrukere
ved alle kommunens enheter.
– Saksbehandlerne produserer dokumenter
direkte i systemet EDB Sak og Arkiv (ESA). Vi som
arkiv har mye å vinne på at alt blir gjort riktig i
dette leddet. Og for at det skal være mulig, er det
helt nødvendig med kompetanse ute på enhetene,
forklarer avdelingsleder Kari Myhre ved Trondheim
byarkiv.
Den «desentraliserte» kompetansen ligger hos
superbrukerne av ESA. I Trondheim har de 17 års
erfaring med å ha superbrukere som arkivets forlengede
arm i de enkelte enhetene.
– Hver enhet skal ha minst én superbruker. De
får opplæring for å være vår ressurs der ute. Det
fungerer veldig bra der vi har lykkes. Vi har sett det
som svært verdifullt å ha dyktige superbrukere,
kontorfaget i utvikling 27
temahefte-17