både fordi de vet hvor skoen trykker i det daglige og fordi de kjenner fagfeltet på sin enhet. Dette gir dem nyttig kompetanse både når de skal hjelpe til ved problemer og når det skal lages maler og rutiner. Støttefunksjon på enheten Det er den enkelte enhetsleder som velger sin superbruker. Ofte blir oppgaven gitt til ansatte som jobber i merkantile funksjoner, siden de allerede har en naturlig støttefunksjon i forhold til ledelse og saksbehandlere. Oppgaven som superbruker kommer i tillegg til den ordinære jobben, men når enhetsleder har utpekt en superbruker, er det rimelig at vedkommende må få sette av tid til å fylle rollen. – Deres innsats effektiviserer den øvrige saksbehandlingen og gjør saksbehandlerne dyktigere i jobben sin, så enheten som sådan vinner jo på at de bruker tiden sin til dette, understreker Myhre. Når systemet oppgraderes, er det superbrukerne som først får opplæring og informasjon. Så skal de i sin tur spre dette til de saksbehandlerne de har ansvar for å følge opp. For superbrukere på store enheter kan det dreie seg om rundt 25 saksbehandlere, mens andre superbrukere, for eksempel ved skoler og barnehager, kanskje bare har et par brukere å ta seg av. – Det som er viktig, er at alle saksbehandlere vet hvem de kan henvende seg til når de lurer på noe. Uten superbrukersystemet ville vi blitt ned- Lærer av hverandre Mellom to og fire ganger i året samles superbrukerne i Trondheim kommune til arkivfaglig forum. Målet er at de skal oppdatere seg og utveksle erfaringer. – På disse samlingene informerer vi om end- ringer og nyheter. I tillegg deler superbrukerne tips og råd med hverandre. Ofte kan det være slik at noen sliter med et problem som andre har fun- net en smart løsning på. Her får de muligheten til å komme med innspill til hverandre – og til oss, forteller Gunn Hege Johnsen. Hun er konsulent ringt her på arkivet, og måtte vært organisert på en helt annen måte, med langt flere ansatte. Vi er helt avhengige av superbrukerne i det daglige. I tillegg er de en stor ressurs når vi skal gjennomføre ulike prosjekter eller lage nye rutiner. Da plukker vi ofte med oss superbrukere, for å dra veksler på deres erfaring og kompetanse, forteller Myhre. ved Trondheim byarkiv, og har sammen med Kari Myhre og to andre kolleger ved avdelingen Moderne arkiv ansvar for oppfølging av superbrukerne. – Når superbrukerne møtes i forum, er de delt etter tjenesteområder. Vi setter et tema eller en agenda for hver møte. Forumet er et tilbud, og ikke noe de er pålagt å møte på, påpeker Johnsen. I tillegg har superbrukerne en egen hjemmeside på kommunens intranett, og tilgang på chattefunksjonen e-dialog. Avdelingsleder Kari Myhre ved Trondheim byarkiv har erfart at det er klok bruk av ressurser å gi superbrukere ved alle kommunens enheter grundig opplæring og oppfølging. På denne måten er det mulig å gjennomføre en forsvarlig overgang til fullelektronisk sak- og arkivsystem i kommunen. kontorfaget i utvikling 29  temahefte-17