det nye saksbehandlings verktøyet til nittedal kom mune gjør det enkelt for Hilde brostigen å få tak i arkivverdig e-post. om public 360 • Brukes til saksbehandling samt dokument- og informasjonshåndtering i offentlig sektor • Anvendes i medarbeidernes daglige arbeidsflater, som Microsoft Outlook, Office og SharePoint • Er en NOARK 5-godkjent løsning • Skaper mer effektive forretningsprosesser, en felles virksomhetshukommelse, god oversikt og kontroll, samt bedre kunnskapsdeling og samhandling. Omveltning i kommunen De nye systemene kommunen har innført, øker befolkningens innsyn i forvaltningen, blant annet ved at de elektroniske postjournaler blir langt mer innholdsrike. Det er også mulig etter hvert å legge ut selve saksdokumentene. Men for medarbeiderne har det vært en stor omveltning å innføre elektronisk arkiv. Ifølge Hilde Brostigen er innføring av elektronisk arkiv en organisasjonsendring, ikke bare et skifte av et datasystem. Det forutsetter sterk forankring hos ledelsen og endringsvilje hos alle. Elektronisk arkiv krever at alle følger de nye prosedyrene, ellers kan arbeidsprosesser stoppe opp. I Nittedal kommune ble innføringen spesielt krevende fordi kommunen samtidig byttet ut Officepakka og gikk over til å bruke Sharepoint som intranettløsning. Tok vekk tryggheten – Det er som å ta fra folk tryggheten. De får ikke lenger gjøre jobben sin på den måten de er vant til, og som de føler at de behersker. Det vil alltid vekke motstand i begynnelsen hos noen, men saksbehandlerne begynner nå å se nytten av de nye systemene, mener Hilde Brostigen. En viktig del av arkivlederens jobb er derfor å informere. Forklare hvorfor. Fortelle at de nye rutinene ikke er noe de finner på for moro skyld, men noe som styres av lovverket og som er viktig for å ivareta både enkeltmenneskers rettigheter og kommunens forpliktelser. Å la være kan få store konsekvenser. – Ta for eksempel sakene der tidligere barnehjemsbarn har søkt om erstatning for en ødelagt barndom. I mange av disse sakene har det vært store huller i arkivene rundt om i landet som har gjort det vanskelig å bevise noe. Mangelfull dokumentasjon kan gå ut over enkeltmennesker. Men det kan også gå andre veien. Uten dokumentasjon kan det være vanskelig å avvise eventuelle urettmessige krav. Elektroniske elevmapper Nittedal kommune har med sine drøyt 21.000 innbyggere 1200 fast ansatte, pluss mange vikarer. Blant de ansatte, er det foreløpig 370 som bruker det nye saksbehandlingsverktøyet. Målet er mange flere brukere. 16 ORDEN I ARKIVET  temahefte-23